Quy trình công chứng chữ ký

Mục lục

Chuẩn bị hồ sơ

Để làm hồ sơ chứng thực chữ ký cần các giấy tờ cơ bản như sau:

Ảnh chụp Passport Mỹ hoặc PP VN còn hạn của người ủy quyền. Yêu cầu khách hàng ký tên vào PP (trang số 3) trước khi chụp.
Giấy CMND/CCCD của người được ủy quyền (chụp 2 mặt)
File hợp đồng ủy quyền (nhờ phòng công chứng, ngân hàng hoặc nơi phát sinh nghiệp vụ soạn thảo)
Các loại giấy tờ khác có liên quan đến nội dung ủy quyền.
Địa chỉ và số điện thoại nhận hồ sơ tại nhà (lưu ý nên là địa chỉ nhà, không nên cung cấp địa chỉ nơi làm việc để tránh tình trạng thất lạc)
Sau khi nhận đủ thông tin và lệ phí, bên em sẽ hướng dẫn anh chị quay video và ký tên vào văn bản

Tất cả file/scan/ảnh chụp cần phải rõ nét, không méo, không dính ngón tay hoặc bị mất góc để Lãnh sự quán lưu hồ sơ.

Quy trình thực hiện

Khi nhận đầy đủ giấy tờ từ khách, chỉ kiểm tra lại các thông tin cơ bản như họ tên, số passport, số CCCD, địa chỉ, không can thiệp vào nội dung văn bản
Đối với các file giấy uỷ quyền liên quan tới 2 bên (đất đai, rút tiền tiết kiệm, dẫn con đi máy bay…) cần bổ sung thêm các giấy tờ liên quan như Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ tiết kiệm, giấy khai sinh của bé..
Cần lưu ý với khách trước LSQ chỉ công chứng chữ ký, họ không can thiệp về mặt nội dung, khách hàng sẽ tự liên hệ văn phòng công chứng để soạn thảo văn bản đúng với mục đích sử dụng.
Hướng dẫn phương thức thanh toán, yêu cầu khách hàng cung cấp tên người chuyển khoản, thông báo khi hoàn tất thanh toán (câu trả lời tự động) => Kiểm tra email service@icafas.com về việc thanh toán của khách => xác nhận với khách hàng (câu trả lời tự động)
Kiểm tra địa chỉ – tra trên google, nếu có sai sót thì phải báo khách hàng xem lại và cung cấp thông tin chính xác. Cập nhật hồ sơ khách hàng vào app Faspro.Tùy vào hồ sơ LSQ có thể công chứng trước hoặc yêu cầu phải ký tên trước, tiếp tục theo các bước dưới đây

Đối với hồ sơ LSQ đồng ý công chứng trước (không liên quan đến tài sản):

Hoàn tất hồ sơ, gửi qua LSQ
Ngày tiếp theo (không tính thứ 7, CN, ngày lễ) LSQ gửi Fedex Label qua email.
Khi nhận được Fedex label– Kiểm tra thông tin địa chỉ, tên, số điện thoại người nhận xem chính xác chưa (nếu có sai sót thì báo liền cho LSQ) – nhập tracking number trên FASPRO chụp màn hình Fedex về tiến độ giao thư (FASPRO có chức năng liên kết với web Fedex) và thông báo khách hàng.
Theo dõi tiến độ giao thư về cho khách hàng, nếu Fedex hiển thị đã giao thì nhắn tin hỏi khách hàng
LSQ sau khi công chứng , sẽ gửi dư thêm 1 bản và bìa thư Fedex cho khách. Khách ký tên xong sẽ gửi bản dư đó về lại LSQ làm bản lưu là kết thúc quy trình. (Chỉ có file giấy uỷ quyền LSQ sẽ làm thêm 1 bản, còn các văn bản khác như đơn cam kết, đơn tự khai – 1 chữ ký thì không).

Đối với hồ sơ LSQ yêu cầu ký tên trước (liên quan đến văn bản từ chối tài sản, chuyển nhượng/tặng cho bất động sản, sổ tiết kiệm….):

Hướng dẫn khách ký tên, quay video, chụp hình hồ sơ đã ký tên -> sau khi hoàn tất, gửi hồ sơ và giấy tờ liên quan qua LSQ
Ngày tiếp theo (không tính thứ 7, CN, ngày lễ) LSQ gửi Fedex Label để khách gửi hồ sơ về LSQ qua email.
Khi nhận được FedEx Label. Hướng dẫn khách ký tên và lăn tay đầy đủ sau đó gửi hồ sơ qua LSQ. Khách phải làm dư thêm 1 bản để LSQ lưu hồ sơ.
Theo dõi tiến độ giao thư về cho khách hàng, nếu Fedex hiển thị đã giao thì nhắn tin hỏi khách hàng

Lưu ý: chữ ký khách hàng trên hồ sơ của Lãnh sự quán phải giống với chữ ký trên Passport Việt Nam (trang số 3)/ PP Mỹ và nhắc khách không ghi ngày ký tên vào trong văn bản mà phải để trùng với ngày mà LSQ ký hồ sơ.

Xin feedback, nhờ khách hàng review trên Google => giới thiệu các sản phẩm dịch vụ khác của ICA Holding Group đến với khách hàng
Cập nhật tiến độ làm hồ sơ lên app FASPRO
Trả lời và chụp hình review tốt của khách hàng đăng lên fanpage.

Thời gian

Khoảng 5-7 ngày làm việc kể từ ngày thanh toán lệ phí.
Đối với hồ sơ liên quan đến văn bản từ chối tài sản, đất đai, sổ tiết kiệm… Thời gian từ 3-5 ngày làm việc tính từ lúc LSQ nhận được hồ sơ

Lệ phí

$200/1 bản, thêm 1 chữ ký / tài sản cộng thêm $50
$160 từ bản thứ 2 trở đi