Communication is key! Nhưng làm thế nào để rèn luyện kỹ năng giao tiếp, làm cách nào để giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, khách hàng và cấp trên? Khám phá ngay các bí kíp cải thiện kỹ năng giao tiếp cho mọi ngành nghề ngay sau đây.
8 cách để giao tiếp hiệu quả hơn
Không ai sinh ra đã giỏi giao tiếp, tất cả đều nhờ quan sát, luyện tập và cải thiện liên tục.
Lắng nghe chủ động (Active listening)
Giao tiếp không chỉ là nói mà là sự trao đổi thông tin giữa hai người trở lên với nhau. Vì vậy, để giao tiếp hiệu quả, trước tiên phải hiểu rõ đối phương đang cần gì.
Lắng nghe chủ động (Active Listening) là kỹ năng nghe một cách tập trung, toàn tâm toàn ý với mục tiêu thực sự hiểu được ý nghĩa, cảm xúc và thông điệp mà người nói đang truyền tải — chứ không chỉ nghe cho có hoặc để đáp trả.
Cách luyện tập:
– Tập trung vào những gì người khác nói, nhìn thẳng vào người nói
– Có thể đưa ra các phản hồi như gật đổi, trả lời ngắn,…
Chủ động hỏi rõ khi chưa hiểu
Việc hiểu sai ý của người khác, đặc biệt là của khách hàng có thể dẫn đến nhiều hậu quả không đáng có. Vì vậy, nếu chưa hiểu rõ, đừng ngần ngại hỏi lại để xác nhận thông tin.
Một câu hỏi làm rõ ngay từ đầu sẽ giúp công việc trôi chảy, tránh mất thời gian phải làm lại, sửa sai hay giải thích thêm về sau.
Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
Một dáng ngồi thẳng lưng, đôi tay mở rộng, mắt nhìn thẳng vào đối phương, cử động tay khi nói,… sẽ tạo ra tín hiệu cho thấy bạn đang sẵn sàng lắng nghe và tự tin giao tiếp.
Trong giao tiếp, đặc biệt là công việc, sự tin tưởng là yếu tố quyết định thành công — mà ngôn ngữ cơ thể chính là “bộ phát sóng” mạnh mẽ nhất.
Thể hiện sự đồng cảm
Khi đối phương đang thể hiện thái độ tiêu cực hay bức xúc, bạn cần ưu tiên sự đồng cảm để thấu hiểu cảm xúc của họ. Đối với khách hàng, tránh để cảm xúc tiêu cực của họ khiến bạn mất bình tĩnh, làm cuộc trò chuyện trở thành buổi tranh cãi.
Đồng cảm giúp bạn giữ bình tĩnh, lắng nghe trọn vẹn và dẫn dắt câu chuyện trở lại quỹ đạo tích cực. Tất nhiên, sau khi đối phương bình tĩnh, bạn vẫn phải tìm giải pháp thỏa đáng để giải quyết vấn đề với họ.
Chuẩn bị trước
Giao tiếp tốt không chỉ là ứng biến mà còn là chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước, đặc biệt khi tư vấn khách hàng.
Khách hàng thường không có nhiều thời gian và không kiên nhẫn cho một cuộc nói chuyện lan man. Giao tiếp càng mạch lạc, súc tích, đi thẳng vào nhu cầu, càng dễ tạo ấn tượng chuyên nghiệp và chốt được kết quả tốt.
Ngoài ra, việc tìm hiểu kỹ lưỡng trước buổi gặp mặt khách hàng cũng là một cách để bạn chuẩn bị trước các kiến thức chuyên môn và thể hiện nghiệp vụ của bản thân.
Đưa thêm ví dụ minh họa
Khi giao tiếp, cần ưu tiên sự rõ ràng, liên quan và thực tiễn. Đối với khách hàng, không nói quá dài dòng hoặc chỉ nói lý thuyết suông.
Bạn chỉ cần chọn những điểm cần thiết, liên quan trực tiếp đến tình huống khách hàng đang gặp phải và tốt nhất nên có các ví dụ minh họa cụ thể để giúp khách hình dung nhanh và dễ nhớ hơn.
Chú ý giọng điệu khi nói
Giọng điệu trong giao tiếp chính là cách bạn truyền tải cảm xúc qua lời nói — thông qua: âm lượng, nhịp điệu nhanh hay chậm, lên giọng hay xuống giọng,…
Một số điểm cần lưu ý khi giao tiếp:
– Giữ nhịp nói vừa phải, rõ ràng, có ngắt nghỉ đúng lúc
– Điều chỉnh âm lượng tùy theo không gian và khoảng cách với người nghe
– Nhấn mạnh từ khóa quan trọng
Sự chân thành trong giao tiếp
Sự chân thành trong giao tiếp nghĩa là:
– Bạn thực sự quan tâm đến người đối diện và cuộc trò chuyện, không giả tạo, không lấy lòng hình thức
– Những gì bạn nói, bạn làm và thái độ bạn thể hiện đồng nhất với suy nghĩ của bạn
– Bạn không cố gắng che giấu cảm xúc nhưng vẫn biết cách bày tỏ chúng một cách văn minh, tôn trọng
Lời kết
Giao tiếp không phải là kỹ năng bẩm sinh mà là kết quả của quá trình quan sát, luyện tập và điều chỉnh liên tục. Muốn giao tiếp hiệu quả, ai cũng cần chủ động rèn luyện mỗi ngày. Vì vậy, đừng ngần ngại mà hãy bắt đầu luyện tập từ hôm nay!
Đừng quên khám phá thêm các việc làm hấp dẫn tại Nguồn Lực Việt Mỹ nhé!